Assemblée générale

Assemblée générale

11 novembre 2020 18h30

En vue de l’assemblée générale de fondation de TRACE qui aura lieu le mercredi 11 novembre prochain à 18h30, des élections auront lieu pour combler les postes au Comité exécutif et au Conseil d’administration de l’association. Votre implication est importante pour permettre que notre beau projet TRACE se développe ainsi que ses activités et aussi afin de mieux représenter les travailleuses et travailleurs du secteur des arts, de la culture et de l’événementiel. 

Ordre du jour

  1. Ouverture de l’assemblée
  2. Élections à la présidence et au secrétariat d’assemblée
  3. Déroulement de l’assemblée
  4. Lecture et adoption de l’ordre du jour
  5. Résumé des actions menées depuis la création de TRACE
  6. Présentation du partenariat avec la FNCC-CSN
  7. Présentation des Statuts de TRACE
  8. Adoption des Statuts
  9. Élections à la présidence et au secrétariat d’élections
  10. Élections des dirigeante.es
    1. Aux postes du comité exécutif

    2. Aux postes du conseil d’administration
      • Représentant.es de secteurs
      • Représentant.es de l’assemblée généraleProjet de mutuelle (grandes lignes)
  11. Projet de plan d’action de TRACE
  12. Présentation du budget de fonctionnement
  13. Effets bancaires
  14. Varia
  15. Installation des dirigeant.tes
  16. Levée de l’assemblée

Consignes pour le bon déroulement de l’assemblée générale

En vue de l’assemblée générale de fondation de TRACE et également, en vue d’assurer le meilleur déroulement possible de cette assemblée, nous vous transmettons des explications et consignes très importantes.

L’assemblée générale de TRACE a donc lieu le mercredi 11 novembre 2020, à 18 h 30, au moyen de la plateforme de visioconférence Zoom.

Nous vous prions de lire attentivement les informations et de suivre les instructions ci- dessous :

  • Seuls les membres de TRACE ont le droit de participer à cette assemblée générale.
  • Les participants doivent télécharger l’application Zoom avant l’assemblée générale et s’assurer que les mises à jour de l’application et du support informatique utilisé (ordinateur, tablette ou téléphone) ont été effectuées. De plus, veuillez vous assurer que vos micro et caméra sont bien fonctionnels.

Attention : Si plus d’un membre d’une même résidence participait à l’assemblée et souhaitait voter, prenez note que TRACE ne pourra comptabiliser qu’un seul vote par appareil.

  • Nous vous demandons d’afficher vos prénom et nom au complet lorsque vous vous branchez à Zoom et d’activer votre caméra au moment de votre connexion afin que nous soyons en mesure de valider votre identité. Une personne qui ne s’identifie pas correctement, qui n’apparait pas sur nos listes ou dont seul un numéro de téléphone ou un nom d’appareil mobile apparaît ne pourra pas être admis dans l’assemblée générale vu l’impossibilité de vérifier son identité.
  • Vous aurez accès à la salle d’attente virtuelle à compter de 17 h 30. Vous serez admis à l’assemblée lorsque votre nom et votre statut de membre de TRACE auront été validés.

Comme vous êtes nombreux, nous vous recommandons de vous connecter à l’avance afin que l’équipe de TRACE ait le temps de faire les vérifications d’usage pour que tous les participants puissent être admis avant le début de la séance à 18 h 30.

  • Chaque participant devra fermer son micro pendant la durée de l’assemblée générale.
  • Une période de questions est prévue après chaque sujet inscrit à l’ordre du jour. Pour ce faire, vous devrez utiliser le signe « lever la main » qui sera accessible sur votre écran. Les tours de parole seront ainsi donnés dans l’ordre d’inscription des mains levées (il est possible de baisser la main si vous ne souhaitez plus avoir le droit de parole).

Lorsque ce sera votre tour de prendre la parole, le son sera activé par l’hôte (TRACE). Assurez-vous toutefois que votre micro est ouvert.

  • Les documents seront partagés à l’écran afin de faciliter la compréhension. Toutefois, nous vous suggérons de les avoir tout de même sous la main pour les consulter au besoin.

Élections

Des élections auront lieu en vue de combler les postes au comité exécutif, de même qu’au conseil d’administration de TRACE. Nous vous invitons à vous référer au document intitulé « Consignes en vue des élections » à ce sujet.

Soutien technique

Si vous avez besoin d’un soutien technique pour l’utilisation de la plateforme Zoom avant l’assemblée ou pendant celle-ci, nous vous demandons de contacter le numéro de téléphone suivant :

  • par téléphone : (514) 598-6208;
  • par clavardage : communiquer avec l’hôte (TRACE) au moyen l’option « Converser ».

Rappel des coordonnées pour participer à l’assemblée :

Enfin, nous vous rappelons : de lire à l’avance les documents qui vous seront envoyés par TRACE

Nous comptons sur votre collaboration pour faire en sorte que cette première expérience d’assemblée virtuelle soit une réussite!

Consignes en vue des élections

En vue de favoriser le bon déroulement des élections de TRACE, voici quelques directives.

  1. Tel que suggéré par les statuts de TRACE, la composition du comité exécutif est de six (6) postes;
  2. Tel que suggéré par les statuts de TRACE, la composition du conseil d’administration est de huit (8) postes;
  3. Toute personne qui souhaite se porter candidate doit être membre de TRACE
  4. Un formulaire de mise en candidature est disponible sur la page web de TRACE : trace-asso.ca dans le menu. Toute personne candidate qui souhaite que son formulaire complété soit affiché sur le site de TRACE et donc accessible aux membres votants doit l’avoir complété avant lundi le 9 novembre 13h00.
  5. Toute personne membre de TRACE est libre de soumettre sa candidature passé cette date et ce, jusqu’à la toute dernière minute lors de l’assemblée générale. Toutefois, une candidature transmise après le 9 novembre 13h00 n’apparaitra pas sur le site de TRACE, à moins que TRACE ait le temps de l’y afficher.
  6. Les candidatures sont exclusives à 1 seul poste. Si un poste demeure vacant à la suite du processus d’élection, une personne candidate qui n’aura pas été élue pourra se porter à nouveau candidate.
  7. La personne candidate qui obtiendra le plus de vote sur un poste sera élue.
  8. En raison de l’horaire chargé de l’assemblée générale, il ne sera pas possible d’octroyer un temps de présentation aux personnes candidates. C’est la raison pour laquelle nous afficherons les candidatures sur le site de TRACE et que nous vous invitons à nous les transmettre avant le 9 novembre 13h00.

Nous vous remercions de votre collaboration!